Es lunes por la mañana en un proveedor de servicios de salud muy concurrido. El equipo de cuentas por pagar está inmerso en facturas de proveedores de suministros médicos, aprobaciones de nómina y solicitudes urgentes de los jefes de departamento. Entre el aluvión de correos electrónicos, un mensaje resalta: un proveedor de confianza está actualizando sus datos bancarios y necesita que el cambio se realice antes del próximo ciclo de pagos. La solicitud parece completamente legítima: está el logo del proveedor, la dirección de correo parece correcta y el mensaje menciona un pedido en curso de equipamiento de laboratorio. Presionado por el tiempo, el especialista de AP introduce los nuevos datos bancarios y continua con su trabajo.
Dos semanas después, el proveedor llama preguntando por qué han cesado los pagos. Solo entonces el equipo se da cuenta de que han estado enviando miles de dólares, irrecuperables, a un estafador. Lo que parecía una simple tarea rutinaria se ha convertido en una crisis que podría haberse evitado con prácticas más robustas para verificar las solicitudes de cambio de cuenta bancaria.
Por qué las solicitudes falsas de cambio de cuenta son más difíciles de detectar
A primera vista, estas solicitudes no parecen un riesgo mayor; al fin y al cabo, los proveedores actualizan sus datos constantemente. Pero los estafadores han aprendido que los departamentos de AP, especialmente en el sector salud, suelen estar sobrecargados de trabajo, con una capacidad limitada para verificar meticulosamente cada actualización. Esto convierte a estas solicitudes en un vector de ataque primordial. Son lo suficientemente rutinarias para no levantar sospechas, pero si tienen éxito, pueden redirigir fondos directamente a la cuenta de un criminal.
Los defraudadores son más sofisticados que nunca. Sus solicitudes:
- Imitan comunicaciones reales: Los atacantes utilizan direcciones de correo electrónico suplantadas o comprometen legítimas, haciendo que los mensajes sean casi indistinguibles de la correspondencia real del proveedor. Estos correos fraudulentos a menudo contienen los logotipos correctos, el formato e incluso el estilo de escritura, lo que puede engañar incluso al personal más experimentado. A medida que los cibercriminales refinan sus tácticas, los métodos tradicionales para detectar errores tipográficos o frases inusuales ya no son fiables.
- Explotan la urgencia y la confianza: Las solicitudes a menudo vienen con una fecha límite ajustada o hacen referencia a altos ejecutivos, presionando a los equipos de AP para que actúen rápidamente sin un escrutinio adecuado. Los estafadores saben que las organizaciones de salud priorizan la atención al paciente y las relaciones con los proveedores, por lo que generan presión para que la solicitud parezca legítima. Esta táctica se aprovecha del comportamiento humano, creando un entorno donde el personal siente que no puede retrasar o cuestionar el cambio.
- Aprovechan la complejidad: Con miles de proveedores, al personal le cuesta conocer a cada contacto, facilitando que las solicitudes fraudulentas pasen desapercibidas. Los defraudadores explotan esta complejidad dirigéndose a proveedores con los que se interactúa menos frecuentemente, asumiendo que el personal no notará la diferencia. Cuanto más grande y descentralizada sea la organización, mayor será el riesgo de que una solicitud falsa sea pasada por alto.
- Eluden los controles tradicionales: Las simples confirmaciones telefónicas no son suficientes cuando los estafadores suplantan números de teléfono o se hacen pasar por contactos conocidos. En algunos casos, incluso obtienen acceso a cuentas de correo legítimas, lo que significa que una llamada de confirmación al contacto “habitual” termina igualmente en manos del fraude. Esto crea una falsa sensación de seguridad, dejando a los equipos de AP expuestos al riesgo.
Mejores prácticas que marcan la diferencia
La buena noticia es que las organizaciones de salud no tienen que permanecer vulnerables. Al adoptar prácticas más sólidas y consistentes, los líderes de AP y finanzas pueden dificultar el éxito de los defraudadores. Estas no son solo salvaguardas “deseables”; son defensas clave en un mundo donde los cibercriminales están atacando activamente a los proveedores de salud por sus altos volúmenes de transacciones.
Aquí hay prácticas que pueden ayudar a salvaguardar una organización:
- Validar siempre fuera del canal de solicitud: Nunca confíes únicamente en correos electrónicos o formularios. Verifica los cambios a través de un método de contacto separado y confiable. Si una solicitud llega por correo, usa el teléfono y llama a un número de contacto conocido y verificado, no al que figure en la solicitud. Este paso puede parecer pequeño, pero a menudo marca la diferencia entre detener un fraude y perder fondos.
- Utilizar aprobaciones multinivel: Exige una segunda revisión para todos los cambios de cuentas bancarias, especialmente para proveedores grandes o sensibles. Un segundo revisor a menudo capta detalles que el primero pasó por alto, particularmente cuando se aplica presión o urgencia. Este control adicional crea responsabilidad y reduce la posibilidad de que un único error conduzca a pérdidas importantes.
- Mantener registros centralizados de proveedores: Conserva los datos de contacto actualizados y verificados en un sistema seguro para que el personal siempre sepa a quién contactar. Una base de datos centralizada reduce la dependencia de la memoria, notas adhesivas u hojas de cálculo obsoletas, que son fuentes principales de error. Al mantener los datos actualizados, se dificulta mucho que los datos fraudulentos se cuelen.
- Capacitar al personal de AP y finanzas: La formación regular garantiza que los empleados reconozcan las señales de alarma y resistan las tácticas de urgencia. La capacitación debe incluir ejemplos reales de solicitudes fraudulentas para ayudar al personal a desarrollar un instinto para detectar comportamientos sospechosos. Los empleados empoderados son más propensos a cuestionar solicitudes inusuales y escalarlas para una revisión adecuada.
- Adoptar herramientas automatizadas de verificación: La tecnología puede eliminar el error humano de la ecuación y escalar la protección a medida que crece la base de proveedores. Las herramientas automatizadas cotejan las solicitudes en tiempo real con fuentes de datos autorizadas, ofreciendo una capa de defensa que los procesos manuales no pueden igualar de forma consistente. Esto brinda a los líderes de finanzas la confianza de que cada solicitud ha sido rigurosamente verificada antes de modificar los pagos.
Cómo la automatización ayuda a detener el fraude en la fuente
Aunque las mejores prácticas construyen una base sólida, la verificación automatizada es lo que lleva la prevención del fraude de ser reactiva a proactiva. Los departamentos de AP y finanzas en el sector salud gestionan cientos o incluso miles de transacciones semanalmente, y no es realista esperar que el personal verifique manualmente cada solicitud con el mismo rigor. La automatización añade velocidad, escala y consistencia al proceso, asegurando que ninguna solicitud fraudulenta se cuele.
La verificación automatizada proporciona una salvaguarda más fuerte, rápida y confiable al:
- Validar la titularidad al instante: La automatización coteja los datos de la cuenta bancaria con fuentes de datos autorizadas para confirmar que el proveedor es realmente el titular. Esto elimina las conjeturas y la dependencia de documentos proporcionados por el proveedor que pueden ser fácilmente falsificados. El resultado es una claridad inmediata sobre si la solicitud es segura o fraudulenta.
- Reducir la carga de trabajo de AP y finanzas: La automatización elimina la necesidad de confirmaciones telefónicas manuales o comunicaciones bidireccionales. En su lugar, el personal de AP puede centrarse en tareas de mayor valor, como el análisis y la elaboración de informes. El ahorro de tiempo por sí solo puede hacer que la verificación automatizada se pague por sí misma en semanas.
- Garantizar la consistencia: La automatización aplica los mismos estándares a cada solicitud, sin depender del juicio o la memoria individual. La verificación manual deja demasiado espacio para el error humano, particularmente cuando el personal está ocupado o bajo presión. La automatización impone uniformidad, asegurando que no se produzcan atajos o descuidos.
- Crear un trazo de auditoría: La automatización proporciona una documentación que prueba que se realizó la verificación, algo esencial para el cumplimiento normativo y las auditorías en entornos sanitarios altamente regulados. Este registro es invaluable para demostrar la debida diligencia ante reguladores o auditores. También ayuda a proteger la reputación de la organización al mostrar un firme compromiso con la seguridad.
Un escenario más seguro con las mejores prácticas implementadas
Contrasta el primer “día en la vida” con uno donde las mejores prácticas y la automatización son el procedimiento operativo estándar. Llega una solicitud falsa, pero esta vez el sistema la marca automáticamente para su verificación, coteja la titularidad y frustra el intento del estafador. El equipo de AP es alertado, los fondos permanecen seguros y la organización evita un error costoso. En lugar de reaccionar ante el fraude a posteriori, este proveedor de salud se mantiene un paso por delante, salvaguardando a sus proveedores, protegiendo sus finanzas y fortaleciendo el papel de AP.
Reflexión final
Las solicitudes falsas de cambio de cuenta bancaria no son solo otra casilla en una lista de prevención de fraudes; son una de las amenazas más inmediatas y peligrosas a las que se enfrentan hoy los equipos de AP en el sector salud. Un solo lapsus puede tener consecuencias financieras y reputacionales devastadoras. Al combinar la vigilancia del personal con la verificación automatizada de la titularidad de las cuentas, los líderes financieros pueden transformar a AP de un objetivo vulnerable en una sólida primera línea de defensa, manteniendo a la organización enfocada en la atención al paciente.
Foto: kentoh, Getty Images
Phil Binkow es CEO de Financial Operations Networks (FON), desarrollador de VendorInfo, InvoiceInfo y el Vendor Information Management Center of Excellence, un conjunto líder de plataformas de software como servicio que permiten a los equipos de finanzas incorporar, verificar y gestionar proveedores con confianza, reducir costos y riesgos y fortalecer el cumplimiento.
Antes de fundar Financial Operations Networks, Phil fundó y se desempeñó como CEO de PayTECH, una destacada plataforma de procesamiento de facturas electrónicas, desembolsos y análisis de gastos que atendió a empresas como Oracle, Cisco, the Gap, Charles Schwab, JP Morgan Chase y NCR. Bajo su dirección, PayTECH creció hasta procesar y pagar más de 100 millones de facturas anualmente. En 2002, FON fundó The Accounts Payable Network (TAPN), que se convirtió en la organización de capacitación y certificación de cuentas por pagar más grande del mundo.
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