El sector sanitario en los Estados Unidos está experimentando una rápida transformación mediante la adopción de tecnologías avanzadas para mejorar la atención al paciente y gestionar crecientes complejidades. Para mantenerse al día, los equipos de finanzas y contabilidad del sector también deben innovar. Muchos procesos financieros en esta industria aún se realizan manualmente, lo que pone en riesgo la estabilidad financiera de estas empresas. Estos sistemas obsoletos afectan la eficiencia administrativa sanitaria del país y esto se refleja en los rankings internacionales. El último informe del Commonwealth Fund sitúa a la eficiencia administrativa sanitaria de EE.UU. en el noveno puesto de entre 10 naciones de altos ingresos, solo por delante de Suiza. Al modernizar y transformar los procesos financieros en el sector sanitario, la industria puede estar mejor equipada para mejorar la eficiencia operativa y los resultados empresariales.
Un impulsor de los costes y las ineficiencias administrativas
Los procesos financieros anticuados están alimentando los costes administrativos en el sector sanitario. Solo en 2023, los hospitales estadounidenses gastaron 57.400 millones de dólares en administración, lo que supone un aumento del 23 por ciento desde 2018. Avanzando hasta 2024, un informe de la American Hospital Association reveló que los costes administrativos representan más del 40% del total de gastos hospitalarios.
Un contribuyente principal al aumento de los costes administrativos son las ineficiencias de los procesos financieros manuales y fragmentados. Los procesos financieros son complejos en el panorama de pagos y reclamaciones, y realizar estos procedimientos complicados de forma manual está agotando recursos y tiempo valiosos de iniciativas estratégicas que podrían ayudar a aliviar estos costes. Los procesos de conciliación y cierre mensual pueden llegar a tardar una semana en completarse con sistemas obsoletos. No solo hay que cuadrar cuentas bancarias y transacciones de tarjetas de crédito, sino que también se deben conciliar los reembolsos a pacientes, todo ello mientras se navega por los requisitos de cumplimiento normativo. Otra capa de complejidad que impulsa aún más las ineficiencias administrativas es el mundo de los seguros y las reclamaciones. Estandarizar los flujos de trabajo del ciclo de ingresos es cada vez más difícil cuando cada pagador y programa estatal tienen reglas, formularios de autorización y calendarios únicos.
Todos estos procesos financieros requieren horas extraordinarias de personal, ya que son intensivos en mano de obra cuando se completan manualmente, lo que afecta aún más a los costes administrativos. Adicionalmente, estas tareas son propensas a errores cuando los empleados trabajan en hojas de Excel obsoletas a través de sistemas de TI aislados, lo que puede ser costoso de rectificar y a menudo conduce a problemas de cumplimiento.
Oportunidades de crecimiento obstaculizadas, mayor riesgo
Los sistemas financieros obsoletos tienen un impacto que va más allá de las ineficiencias y costes administrativos; también obstaculizan el crecimiento de las empresas sanitarias. De hecho, un informe de Inteligencia de PYMNTS de 2024 encontró que el 84% de las organizaciones sanitarias reportan pérdidas financieras debido a procesos anticuados de cuentas por cobrar (AR). Esto se debe a que los líderes financieros no pueden tomar decisiones en tiempo real que podrían favorecer oportunidades de crecimiento financiero cuando se enfrentan a datos limitados sobre el rendimiento financiero. En lugar de analizar los datos que se incorporan en los procesos de conciliación y cierre mensual para identificar qué factores están aumentando los costes y cómo reasignar recursos para mejorar los beneficios, los equipos de finanzas se ven obligados a centrarse únicamente en completar esos largos procesos, sin dejar tiempo o capacidad para esfuerzos estratégicos. Esto hace que las empresas sean vulnerables a quedarse atrás en la competencia en comparación con aquellas que están adoptando la innovación para crear flujos de trabajo y operaciones más eficientes.
La visibilidad limitada también conlleva riesgos significativos de cumplimiento y posibles multas y auditorías costosas. Sin una visión clara de las actividades financieras, los equipos luchan por recopilar información precisa, actualizada y en tiempo real para las auditorías, lo que significa que es fácil reportar incorrectamente. Las hojas de Excel pueden ser sobrescritas accidentalmente, las fórmulas pueden aplicarse mal y se pueden introducir datos inexactos. Estos errores no solo requerirán costosas rectificaciones, sino que también contribuirán a un escrutinio reputacional. Una vez que eso sucede, puede ser más difícil asegurar financiación gubernamental.
Empoderando el liderazgo del CFO
Estos desafíos subrayan la necesidad de que las empresas sanitarias cambien a procesos financieros automatizados. Las ineficiencias operativas causadas por realizar estas tareas manualmente inmovilizan recursos críticos que dificultan que los CFOs sanitarios se centren en iniciativas estratégicas. Dado que el sector enfrenta presiones económicas, digitalizar estos esfuerzos puede liberar el tiempo que se dedicaba a tareas tediosas y redundantes, permitiendo a los líderes financieros implementar esfuerzos de ahorro de costes, así como estrategias para aumentar los beneficios y alcanzar los objetivos de crecimiento empresarial.
Permitir una visibilidad en tiempo real del rendimiento financiero permite a los CFOs sanitarios ser ágiles y flexibles ante los inevitables cambios del mercado. Esto permite a los equipos de finanzas cambiar de rumbo durante períodos de crecimiento lento para lograr mejores resultados. Las empresas sanitarias que han decidido adoptar la transformación digital dentro de sus equipos financieros ya han visto resultados impactantes. Están reduciendo el tiempo dedicado a tareas intensivas en mano de obra, agilizando lo que antes eran operaciones que consumían muchos recursos y mejorando la precisión de sus datos financieros. Estos beneficios han comenzado a moldear el futuro de los informes financieros sanitarios. Ha cambiado la forma en que trabajan los líderes y ha permitido a los CFOs comenzar a asumir un papel más estratégico centrado en decisiones de mayor valor que en última instancia impulsarán un mejor desempeño financiero.
Pasos críticos hacia la automatización financiera
- Al utilizar plataformas unificadas, los líderes financieros pueden reemplazar los sistemas fragmentados tradicionales que han causado problemas con los informes, haciendo un mejor uso de los recursos contables.
- Para garantizar que los datos financieros sean precisos y se mantengan consistentes en sistemas dispares, es importante que los equipos de finanzas implementen una plataforma cohesiva que pueda integrarse perfectamente con múltiples sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).
- Para ahorrar tiempo cada mes en la tediosa comparación de transacciones, los equipos de finanzas deberían automatizar la conciliación de transacciones en todas las fuentes de datos. Hacer esto también mejorará la precisión de procesos complicados con alto volumen de transacciones, como los pagos con tarjeta de crédito con los estados de liquidación y el banco.
- Para acortar los ciclos de cierre y reducir el riesgo de errores, las empresas sanitarias deberían automatizar las conciliaciones de cuentas, los asientos de diario, la gestión de tareas, las transacciones intercompañía y el análisis de variaciones. Al automatizar estos procesos de cierre financiero de extremo a extremo, los datos financieros se mantienen precisos y listos para la documentación de cumplimiento y auditoría.
- Para ayudar a agilizar la digitalización de los esfuerzos financieros, es importante utilizar software fácil de usar que sea sencillo de aprender. Esto puede minimizar el tiempo dedicado a capacitar a los empleados en los nuevos sistemas y permite una rápida implementación, obteniendo un valor más rápido de las herramientas.
De sistemas fragmentados a ventaja estratégica
Si las empresas sanitarias implementan estas herramientas y sistemas, pueden emerger como líderes en la mejora de la eficiencia administrativa en los EE.UU. Los sistemas financieros fragmentados han causado durante mucho tiempo desafíos operativos. Al abordar esto, los CFOs pueden optimizar y agilizar muchos procesos financieros para mejorar la preparación para el cumplimiento y crear tiempo para decisiones empresariales que respalden los objetivos del negocio. Este es el primer paso hacia el control de los costes administrativos y el logro de un crecimiento escalable. Al automatizar los procesos propensos a errores e implementar plataformas unificadas que puedan integrarse sin problemas con los ERPs, los datos financieros se vuelven más accesibles, poniendo las decisiones basadas en datos al alcance y empoderando a los CFOs para ayudar a impulsar mejores resultados.
Es hora de que las empresas sanitarias aborden sus ineficiencias operativas en las finanzas. A medida que la industria avanza con prácticas innovadoras, los procesos financieros necesitan ponerse al día o arriesgarse a exponerse a recursos en disminución y oportunidades de crecimiento perdidas.
Foto: sorbetto, Getty Images
Tammy Coley es una líder contable visionaria con un profundo entendimiento de cómo los procesos contables se intersectan con la tecnología moderna. Como Directora de Transformación, lleva esa visión y experiencia a los clientes de Avaneer mientras transforman sus operaciones de Finanzas y Contabilidad mediante el uso de las herramientas de software en la nube de la compañía.
Anteriormente, como Directora Ejecutiva de Contabilidad Empresarial y Gobierno de Control Interno en la destacada empresa de comunicaciones de banda ancha y cliente de BlackLine, Cox Communications, Tammy aporta una profunda experiencia en la industria y el producto a BlackLine. Implementando un modelo de Contabilidad Continua, Tammy transformó el ciclo contable mensual en Cox, generando estados financieros más oportunos con mayor consistencia y precisión, mientras reducía costes. Antes de Cox, Tammy comenzó su carrera en contabilidad pública con Ernst & Young. También pasó 12 años en puestos progresivos, incluido el de controller en Sloan Financial Group.
Esta publicación aparece a través del programa MedCity Influencers. Cualquier persona puede publicar su perspectiva sobre negocios e innovación en el sector sanitario en MedCity News a través de MedCity Influencers. Haga clic aquí para saber cómo.