Si eres trabajador autónomo o titular de una empresa en España, deberás empezar a prepararte para la implantación de un nuevo software de facturación obligatorio el próximo año. A continuación, respondemos a algunas preguntas clave sobre el funcionamiento del nuevo sistema.
Ser autónomo o gestionar un negocio en España ya es bastante complicado, con el sistema de autónomos y sus normativas, pero a partir de 2027 habrá que considerar aún más aspectos debido a la introducción del software Verifactu de la Agencia Tributaria.
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P: ¿Qué es Verifactu?
R: En esencia, Verifactu es un programa informático creado por la Agencia Tributaria española. Según el organismo, está diseñado para que empresas y profesionales autónomos generen y registren facturas, creando un código QR que enlaza directamente con la propia agencia. En conjunto, el sistema garantiza la integridad, accesibilidad, legibilidad y trazabilidad de las facturas, lo que implica que la Agencia Tributaria tendrá acceso directo a ellas. Los datos de las facturas se transmiten automáticamente a la Agencia Tributaria en tiempo real.
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P: ¿Es obligatorio el programa?
R: Por ahora, no es obligatorio y aún puedes utilizar cualquier tipo de programa de facturación, incluso crear facturas en Word. El gobierno planeaba hacerlo compulsorio para las empresas este año, pero lo aplazó hasta 2027 para que hubiera tiempo de preparación (aunque algunos alegan que fue la agencia tributaria la que advirtió que no estaba lista para el gran volumen de facturas en tiempo real). Es muy probable que pase a ser obligatorio para contribuyentes del impuesto de sociedades a partir del 1 de enero de 2027, y para autónomos y pymes desde el 1 de julio de 2027. Esto implica que no podrás generar facturas legales como lo hacías antes.
P: ¿Qué ventaja tiene usar Verifactu?
R: Al utilizar este sistema, tú no serás responsable de almacenar y conservar los registros de facturación ni de garantizar su legibilidad durante años. Esto se hará automáticamente a través del sistema y la Agencia Tributaria tendrá acceso directo si surge algún problema, en lugar de solicitarte que envíes toda la documentación. Además, asegura el cumplimiento fiscal, lo que puede proporcionarte tranquilidad si te preocupa hacer todo correctamente y saber qué registros conservar.
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P: ¿Qué desventajas presenta este sistema?
R: El sistema es básico y está diseñado principalmente para profesionales que no manejan un gran volumen de facturas. Si tienes una empresa grande o tu negocio crece rápidamente, los expertos en software no recomiendan su uso. Además, implica que tus facturas y registros no son modificables, por lo que corregir un error puede ser más complicado. Para la Agencia Tributaria, sin embargo, supone una transparencia total y garantiza que no cometas irregularidades. Apesar de estas desventajas, deberás utilizar un sistema homologado.
P: ¿Qué puedo usar como alternativa?
R: Existen varios programas homologados por Verifactu que pueden gestionar un mayor número de facturas y modelos de negocio más complejos. Entre ellos se incluyen: Quipu, Billin, Taclia, Holded y Factusol, entre otros. Como imaginarás, estos servicios son de pago, pero te facilitarán la gestión.
P: Facturo principalmente a clientes en el extranjero. ¿Cómo funcionará con Verifactu?
R: Según varios despachos de abogados, aunque tengas clientes en el extranjero, estás obligado a usar el sistema Verifactu porque resides y estás registrado en España. Esto significa que tu sistema de facturación debe ser compatible con Verifactu, incluso para clientes internacionales. Lamentablemente, esto puede resultar complicado para muchos freelancers o empresarios extranjeros, especialmente si la empresa a la que facturas ya tiene su propio sistema. Puede ser difícil que cambien solo por ti o que acepten un tipo de factura distinto al habitual. Quizá debas contactarles con antelación para informarles del cambio en tu método de facturación a partir del próximo año y ver cómo solucionarlo.
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P: ¿Qué ocurre si me pagan en una moneda distinta al euro? ¿Funcionará Verifactu?
R: Sí. Los profesionales fiscales han sido informados de que el sistema convierte automáticamente todas las cantidades a euros utilizando el tipo de cambio oficial del día. Para muchos autónomos, esto también puede suponer un inconveniente, ya que a menudo no recibirán el pago hasta varias semanas o incluso un mes después. Durante ese tiempo, el tipo de cambio habrá variado y no recibirás exactamente la cantidad registrada en la factura. Aún así, esto no difiere mucho de lo que se debe hacer actualmente. Muchos gestores recomiendan declarar la cantidad según el tipo de cambio del día de emisión de la factura, independientemente de lo que finalmente se cobre.
P: ¿Qué pasa si no uso Verifactu?
R: Una vez que sea obligatorio el próximo año, deberás utilizar este sistema u otro homologado por la Agencia Tributaria española o enfrentarte a sanciones. Para empresas y autónomos, estas podrían ser multas de hasta 50.000 euros anuales por usar software no certificado. Tampoco podrás emitir facturas legalmente válidas y tus clientes no podrán deducirlas.