Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) constituyen el corazón operativo de las operaciones sanitarias y la innovación en ciencias de la vida. Históricamente, eran herramientas transaccionales utilizadas para mantener registros. Hoy, la inteligencia artificial potencia estos sistemas, convirtiéndolos en herramientas predictivas y prospectivas que pueden lograr ganancias de eficiencia de hasta un 40%.
No es de extrañar que los sistemas de salud y las empresas de ciencias de la vida enfrenten presiones operativas y financieras. En el ámbito sanitario, la escasez de personal, la demanda de los pacientes y la complejidad de los reembolsos ralentizan todo; para las ciencias de la vida, los ciclos de I+D son largos, agravados por el cumplimiento normativo y los altos costes operativos. Aún con estos desafíos, los líderes y reguladores exigen procesos precisos y auditables en cada etapa.
Los proveedores de ERP están respondiendo con plataformas habilitadas por IA que apuntan a la raíz de estos problemas. Las herramientas de IA generativa pueden reducir el esfuerzo de implementación hasta en un 40% y, solo en los Estados Unidos, la inversión privada en IA alcanzó los 109.100 millones de dólares en 2024, lo que subraya la creciente confianza en el potencial transformador de la IA. Para la sanidad y las ciencias de la vida en particular, ese poder solo se crea con una alineación adecuada entre los equipos de finanzas, operaciones y cumplimiento.
Con la adopción de sistemas ERP con capacidades de IA, las empresas pueden mejorar la eficiencia operativa, el cumplimiento normativo, la fiabilidad y la velocidad en la toma de decisiones. La mayoría de las principales plataformas ERP incluirán funciones de IA integradas, pero el valor real provendrá de cómo las organizaciones sanitarias y de ciencias de la vida incorporen y supervisen esta tecnología en sus operaciones diarias.
Abordando los desafíos operativos con IA
Para que la integración de la IA suponga un beneficio a nivel de sistema que conduzca a cambios positivos en los resultados, debe abordar los desafíos clave con una comprensión clara de los obstáculos y los resultados esperados.
Haciendo más inteligente la previsión financiera
Desafío: Los líderes de la sanidad y las ciencias de la vida tienen dificultades para predecir las necesidades futuras de recursos, presupuestar de manera efectiva y responder de forma proactiva a las señales operativas, ya que deben convertir grandes volúmenes de datos financieros y operativos complejos en pronósticos precisos y accionables.
Solución: Los ERP con tecnología de IA ayudan a traducir los datos financieros en bruto en orientación útil que respalda la toma de decisiones.
Resultado: La IA resalta patrones y examina tendencias para identificar futuros desafíos y necesidades. Los líderes pueden utilizarla para observar señales operativas, como datos transaccionales, actividad de reclamaciones y demandas estacionales, para mejorar la toma de decisiones. Esto fortalecerá la previsión financiera, la planificación de recursos y la gestión presupuestaria. Por ejemplo, los hospitales pueden ajustar la dotación de personal, planificar recursos y preparar las necesidades de flujo de caja antes de períodos de alta actividad como la temporada de gripe, y los fabricantes de medicamentos pueden mantener las operaciones sin problemas alineando los presupuestos de producción con futuras aprobaciones o inspecciones.
Visualizando y solucionando riesgos en la cadena de suministro
Desafío: Las cadenas de suministro en el sector sanitario y de ciencias de la vida son extremadamente complejas e, incluso, pequeñas demoras o interrupciones pueden afectar la atención al paciente, los ensayos clínicos y los calendarios de producción.
Solución: El ERP impulsado por IA vigila a los proveedores, los plazos de envío y factores externos como eventos globales o problemas logísticos.
Resultado: Cuando algo parece riesgoso, el sistema sugiere alternativas, utilizando sus datos para sopesar las compensaciones en coste, tiempo y calidad. El sistema también refuerza la trazabilidad de los materiales al rastrear su origen, cómo fueron manipulados y qué equipos los gestionaron. Esto facilita y hace más satisfactorio la elaboración de informes regulatorios, a la vez que fortalece la optimización de la cadena de suministro.
Agilizando registros y archivado
Desafío: Hospitales, organizaciones de investigación y empresas de ciencias de la vida generan conjuntos de datos masivos: ensayos clínicos, historiales de pacientes, registros operativos, transacciones financieras y más. Muchas regulaciones exigen que esta información se conserve durante años o incluso décadas. Mantener toda esta información en un sistema ERP funcional puede sobrecargar el almacenamiento, ralentizar el rendimiento y costar a las empresas gastos adicionales en almacenamiento.
Solución: Con la IA, los datos pueden clasificarse automáticamente, garantizando que grandes volúmenes de información se gestionen de manera eficiente sin sobrecargar el sistema ni violar los requisitos regulatorios.
Resultado: La IA en el ERP ayuda a distinguir los registros que necesitan acceso inmediato de aquellos que pueden archivarse, refuerza las políticas de retención y asegura que los registros se liberen solo cuando está permitido. El resultado son sistemas más rápidos, menores costes de infraestructura y la garantía del cumplimiento.
Estableciendo un uso seguro y adecuado de la IA
La regulación de la IA se está fortaleciendo; sin embargo, existen diferentes estándares para diferentes industrias. Dentro de la sanidad y las ciencias de la vida, los líderes deben prestar mucha atención a cómo se implementa la IA. La adopción de IA en los ERP no puede comprometer los estándares regulatorios, por lo que estas organizaciones deben seguir tres prácticas fundamentales:
- Validación: Las herramientas de IA deben funcionar según lo previsto, confirmando que los modelos se desempeñan de manera fiable en condiciones prácticas con una documentación completa.
- Trazabilidad: La entrada, salida y la lógica detrás de la IA debe ser explicable.
- Gobernanza: Debe existir supervisión humana para aprobar actualizaciones, monitorizar el rendimiento e intervenir cuando sea necesario.
Manteniendo seguros los sistemas ERP
La ciberseguridad es una amenaza persistente para cualquier sistema en línea, y los ERP no son una excepción. Debido a la profundidad de los datos privados y sensibles que se mantienen en estos sistemas, la seguridad debe ser una prioridad, tanto a nivel operativo como de personal. No solo deben protegerse los datos, sino también los propios algoritmos. Las organizaciones deberían aplicar monitorización continua, controles de identidad y acceso, y gestión de vulnerabilidades. La formación de los empleados es igualmente importante. La ingeniería social y las estafas de phishing son amenazas muy comunes. La seguridad debe enseñarse y aplicarse en cada etapa del proceso.
Convirtiendo la IA en una ventaja estratégica
Los sistemas ERP impulsados por IA van más allá de ser una simple actualización tecnológica. Es el diferenciador competitivo silencioso, automatizando la previsión financiera, mejorando la trazabilidad de la cadena de suministro y fortaleciendo el control de calidad. Cuando se implementan correctamente y se combinan con los procedimientos operativos adecuados, los sistemas ERP pueden ofrecer un valor innegable. Con estos resultados, los líderes pueden fortalecer lo que viene: una medicina y atención más personalizada, una fabricación flexible y exhaustiva, y cadenas de suministro globales más complejas y lucrativas.
Foto: Weiquan Lin, Getty Images
Juanita Schoen es Gerente de Compromiso en Columbus, donde guía a organizaciones sanitarias y de ciencias de la vida en la modernización de ERP y la adopción de IA. Aporta más de 15 años de experiencia como Directora de TI y Gerente de Programas, liderando la implementación de sistemas ERP, clínicos, regulatorios, de calidad y seguridad. Su carrera incluye roles de liderazgo en Amylin, Pfizer y Abnology, así como consultoría para empresas farmacéuticas, biotecnológicas y sanitarias.
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