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Viajes de negocios. Crédito: Pexels, Andrea Piacquadio
Los viajes de negocios están experimentando una transformación importante a medida que las empresas se inclinan hacia la gestión descentralizada de viajes. Así lo afirma Jean-Christophe Taunay-Bucalo, Presidente y COO de TravelPerk, una empresa de gestión de viajes con sede en Barcelona, España.
En una era de trabajo híbrido y equipos distribuidos a nivel global, los modelos tradicionales de viajes corporativos centralizados están demostrando estar desactualizados e ineficientes. En cambio, las organizaciones están empoderando a los empleados para que gestionen sus propios viajes dentro de las políticas de la empresa, mejorando la flexibilidad y la eficiencia. ¿Cómo te sentirías al gestionar tu propia administración de viajes para el trabajo? Jean-Christophe comparte sus opiniones con BTN Europe.
Viajes de negocios tradicionales
Durante años, los viajes corporativos fueron gestionados por un solo departamento, con gestores de viajes encargándose de reservas, gastos y aprobaciones. Este sistema funcionaba bien cuando los empleados estaban basados en oficinas centrales y los viajes seguían patrones predecibles, como reuniones con clientes y conferencias de la industria.
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Sin embargo, desde que el trabajo remoto se convirtió en la norma, gracias al Covid, las empresas ahora tienen empleados distribuidos en múltiples ubicaciones y husos horarios. Coordinar viajes para reuniones a gran escala o encuentros de equipos se ha vuelto cada vez más complejo, y depender de un equipo centralizado para manejar todos los arreglos de viaje ya no es práctico.
Gestión descentralizada de viajes corporativos
La descentralización en los viajes de negocios consiste en transferir la responsabilidad de un único gestor de viajes a los propios empleados. Al aprovechar herramientas modernas de gestión de viajes, los empleados obtienen la autonomía para reservar viajes que se ajusten a sus necesidades y cumplan con las políticas de la empresa.
Principales beneficios de Jean-Christophe de los viajes de negocios descentralizados:
Mayor flexibilidad: Los empleados pueden elegir vuelos, hoteles y opciones de transporte que mejor se adapten a sus horarios.
Reducción de la carga administrativa: Los equipos de recursos humanos y finanzas ya no tienen que aprobar cada reserva manualmente.
Mejor control de costos: Las empresas obtienen visibilidad en tiempo real sobre los gastos de viaje sin tener que micromanejar las decisiones de los empleados.
Cultura empresarial más fuerte: Cuando se confía en los empleados para hacer sus propios arreglos de viaje, fomenta una cultura de propiedad y responsabilidad.
Investigaciones de TravelPerk en 2023 sugieren que las empresas que aumentan los presupuestos de viajes para fomentar la colaboración en persona ven tasas de rotación de empleados más bajas, hasta un 29 por ciento menos que aquellas que reducen los viajes de negocios. Si bien la descentralización trae beneficios, las empresas aún deben mantener el control sobre los costos, la seguridad y el cumplimiento. La clave es introducir políticas estructuradas y las herramientas digitales adecuadas que permitan a los empleados tomar decisiones informadas sobre los viajes.
Cómo implementar un modelo de viajes de negocios descentralizado
Sorprendentemente, solo el 41 por ciento de las empresas utilizan actualmente un sistema de gestión de viajes en línea. Muchas aún dependen de métodos obsoletos como reservas directas o agencias de viajes, lo que conlleva ineficiencias y trabajo administrativo excesivo.
Los empleados deben recibir pautas sobre presupuestos, minoristas preferidos y procesos de aprobación para evitar gastos excesivos o riesgos de cumplimiento.
Los paneles de control de viajes en tiempo real ayudan a los equipos financieros a monitorear los gastos sin requerir que los empleados envíen cada recibo manualmente.
Los empleadores deben seguir siendo responsables de la seguridad de los empleados mientras viajan. Las plataformas modernas ofrecen seguimiento y soporte de emergencia, garantizando el bienestar de los empleados.
El futuro de los viajes de negocios
A medida que el trabajo híbrido y remoto continúa estando en primer plano en el empleo, la gestión descentralizada de viajes se convertirá en una estrategia esencial para las empresas que buscan equilibrar la flexibilidad con el control operativo.
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