A principios de este año, Kaiser Permanente culminó uno de los proyectos de TI más grandes en los ochenta años de historia del sistema de salud.
El sistema consolidó doce instancias independientes de su sistema de historial clínico electrónico (HCE) en todo el estado de California, reduciéndolas a solo dos: una para el norte y otra para el sur de California. Estas dos migraciones masivas, que involucraron alrededor de 40 millones de registros de pacientes, se completaron cada una en menos de tres horas, sin un solo appointment cancelado o procedimiento retrasado.
Neil Cowles, director de información y tecnología del sistema, destacó que esta consolidación demuestra que las integraciones a gran escala pueden lograrse sin comprometer la atención al paciente.
Explicó que, debido a limitaciones de escalabilidad en el momento del despliegue original, Kaiser operaba con seis instancias en el norte y seis en el sur de California. “Estas instancias tenían configuraciones, flujos de trabajo y datos de pacientes diferentes, adaptados a sus áreas de servicio locales, lo que generaba complejidad para médicos y equipos de atención”, señaló Cowles.
Durante la migración, los pacientes hospitalizados fueron dados de alta virtualmente y luego readmitidos en la nueva instancia. Cowles aclaró que esto fue solo un procedimiento técnico; los pacientes no tuvieron que abandonar físicamente las instalaciones, cambiar de habitación ni sufrir interrupciones en su atención.
Al consolidarse en solo dos instancias, Kaiser facilitó las tareas para los clínicos, mejoró la consistencia de los datos y permitió un acceso más fluido a los registros entre diferentes centros. Los historiales están centralizados, lo que permite a los equipos recuperar rápidamente el expediente completo, independientemente de dónde el paciente haya recibido atención.
Ahora, los flujos de trabajo son consistentes, añadió Cowles. Los clínicos utilizan la misma interfaz y procesos en todas las instalaciones de su región, lo que reduce la confusión del personal y el tiempo de capacitación. “En definitiva, esta consolidación permite que nuestros equipos se enfoquen más en el paciente y menos en navegar sistemas complejos”, declaró.
Anteriormente, con doce instancias separadas, cualquier cambio de configuración o actualización debía implementarse doce veces y sincronizarse cuidadosamente. Con los sistemas consolidados, esas mismas actualizaciones se despliegan solo dos veces, reduciendo complejidad, riesgos, esfuerzo de mantenimiento y costos adicionales de TI.
El proyecto también ha simplificado la programación de citas, ya que los pacientes pueden agendarlas más fácilmente entre distintos hospitales y consultorios, y el personal puede gestionarlas con mayor eficiencia.
Cowles atribuye el éxito del proyecto a la estrecha alineación entre clínicos, equipos de negocio y expertos técnicos de Kaiser. “El equipo del programa practicó un plan de más de 600 pasos más de veinticinco veces. Muchos equipos ensayaron múltiples traspasos y controles de calidad para garantizar que el evento real transcurriera a la perfección. Este logro solo fue posible gracias a la colaboración de todo el sistema, identificando y acordando las medidas críticas de éxito”, comentó.
También destacó que la automatización jugó un papel clave en acelerar la migración de datos, automatizando tareas repetitivas como la transferencia de configuraciones personalizadas y la validación de la integridad de los datos, lo que ayudó a reducir el tiempo de inactividad planificado en más de treinta minutos.
Durante la planificación, el principio rector de Kaiser fue simple: proteger la atención al paciente y evitar disrupciones operativas. Para ello, invirtió considerablemente en preservar la experiencia de cada usuario, migrando datos individuales y preferencias de personalización de forma tan fluida que la mayoría del personal requirió una capacitación mínima y un soporte de gestión del cambio ligero.
“Proporcionamos capacitación en línea dirigida y concienciación en tiempo real la noche de la migración, pero la verdadera medida del éxito llegó después. Cuando los líderes visitaron las clínicas tras la implementación, varios miembros del personal preguntaron: ‘¿Qué migración?’. Ese es precisamente el resultado que buscábamos”, afirmó.
Foto: Thomas Barwick, Getty Images