La Agencia Tributaria de España lanza Verifactu, el nuevo sistema de facturación obligatorio para autónomos.
Crédito: Azulblue, Shutterstock
Si ejerces como autónomo o gestionas una pequeña empresa en España, quizás quieras servirte un café y prestar atención – porque el tiempo apremia. La Agencia Tributaria (AEAT) está implantando un nuevo sistema de facturación denominado Verifactu, y no es algo que puedas ignorar. En cuestión de meses, esta nueva modalidad de facturar dejará de ser optativa para convertirse en un requisito legal.
Qué está sucediendo con la facturación en España (y por qué debería importarte)
Puedes concebir Verifactu como la manera que tiene España de decir: ‘Se acabaron las facturas desordenadas y las estimaciones fiscales’. Suena bien, ¿verdad? Pero existe un inconveniente – debes estar preparado antes de que llegue el plazo o tus facturas podrían pronto carecer de validez.
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Las empresas sujetas al régimen de impuesto de sociedades disponen hasta el 1 de enero de 2026 para efectuar el cambio, mientras que el resto – autónomos, pequeños empresarios, trabajadores por cuenta propia – debe ajustarse antes del 1 de julio de 2026. Y eso significa que cuentas tan solo con unos pocos meses para entender todos los pormenores.
¿La buena noticia? La AEAT ya ha lanzado una aplicación gratuita para facilitar todo el proceso – un sistema sencillo y paso a paso mediante el cual puedes emitir, firmar y enviar tus facturas directamente. Se acabaron los montones de papel, los quebraderos de cabeza y el caos de las hojas de cálculo a altas horas de la noche.
Cómo emitir una factura usando Verifactu – paso a paso
Una vez hayas descargado la aplicación (o accedido al apartado correspondiente en la web de la AEAT), dirígete a la sección denominada “Emisión de Facturas”. El proceso se divide en tres etapas claras:
1) cumplimentar los datos,
2) firmar y enviar, y
3) recibir un justificante de presentación.
Paso 1: Cumplimentar los datos
En primer lugar, introduces la información del emisor (que serás tú o tu empresa). Si ya has rellenado “Mis Datos” en la aplicación, muchos de los campos aparecerán precargados. Indicarás si eres una persona física o una entidad jurídica, añadirás tu dirección, correo electrónico, número de teléfono, página web si es relevante – básicamente, tu información de contacto habitual.
Acto seguido, se introduce la información del cliente. Puedes seleccionar un cliente previamente guardado desde “Gestión de Clientes” o añadir manualmente uno nuevo en “Nuevo Destinatario”. Después, añadirás los identificadores de la factura: número de serie, si se trata de una factura ordinaria o rectificativa, etc. La AEAT recomienda configurar series de numeración separadas con antelación (una para facturas ordinarias, otra para rectificativas) para mantenerse conforme a la normativa.
Luego, se prosigue con los detalles de la operación. Debes facilitar una descripción de los bienes o servicios. Si la fecha de la operación es distinta a la de emisión, deberás consignarla también. A continuación, añadirás las líneas de producto o servicio. Estas también pueden añadirse manualmente o recuperarse de tu lista si has preregistrado artículos en “Recuperar producto/servicio”. Si estás acogido a regímenes fiscales especiales (por ejemplo, recargo de equivalencia para comerciantes minoristas), indicarás dichos detalles ahí. También añadirás cualquier condición de pago o información de ajuste necesaria (retención global, etc.).
Finalmente, puedes validar y generar la factura – o, si prefieres terminar más tarde, pulsar “Guardar Borrador”.
Paso 2: Firmar y enviar la factura
Ahora verás un resumen de todos los datos introducidos. Es una oportunidad para verificar todo minuciosamente: datos del destinatario, líneas de producto/servicio, totales, fechas. La aplicación te permite previsualizar la factura para asegurarte de que tiene la apariencia correcta. Si todo está en orden, pasas a la etapa final.
Paso 3: Enviar y recibir confirmación
Aquí pulsarás ‘Conforme’ y después ‘Firmar y Enviar’. Si detectas algún error, todavía tienes la opción de cancelar y volver para editar. Una vez enviada, recibirás un justificante de presentación. En ese momento, la factura queda oficialmente registrada en la Agencia Tributaria.
Cómo facilitar tu transición (y por qué hacerlo ahora resulta ventajoso)
La verdad es que muchos autónomos y pequeñas empresas se sentirán aprensivos al enfrentarse a nuevos sistemas, pero no es prudente permitir que este te pille desprevenido. Empezar con tiempo significa que, cuando lleguen los plazos, ya estarás familiarizado con el proceso en lugar de tener que improvisar a última hora.
Reserva una hora tranquila, descarga la aplicación y recorre el proceso con una factura de prueba. Es preferible cometer errores ahora en un entorno de prueba que cuando estés bajo presión.
Recuerda también que esto no se reduce simplemente a marcar una casilla de cumplimiento. Un sistema de facturación digital bien organizado puede ahorrarte horas de trabajo administrativo, reducir el riesgo de errores y ofrecerte registros más claros para la declaración de impuestos.
En otras palabras, adoptar Verifactu no es solo una cuestión de ‘porque te toca’ – también podría simplificarte la vida.
En definitiva, el panorama de la facturación en España está evolucionando – pero ese cambio no tiene por qué suponer un caos. Con el sistema Verifactu de la AEAT, y dedicando el tiempo necesario ahora para familiarizarte con él, te adentrarás en 2025 y beyond bien preparado. Para que te resulte más llevadero: abre la aplicación, familiarizate con los pasos, y te lo agradecerás más adelante cuando emitas tu factura número 1 bajo el nuevo régimen.
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